AIが作った資料を、配る前に確認していること

資料のファイルができると、仕事が終わったように感じます。しかし、実際に配るためには、その形式で内容が正しく読めるかを確かめる工程が残っています。

今回のbizmoteの資料制作でも、構成とデザインを整えた後に、書き出したファイルを確認しました。日本語の表示や図表の収まりは、制作中の情報だけでは判断できません。PowerPointとして編集する用途と、PDFとして読む用途も分けて考えました。

この記事では、AIと作った資料を確認するときの観点を整理します。社内の数字や画面は掲載せず、読者が手元の資料で使える手順に置き換えています。

まず、完成の条件を置く

完成条件が「ファイルが存在すること」だけだと、配布先で開けない、図を直せない、重要な文字が小さいといった問題が確認から漏れます。最初に、誰がどのように使うファイルかを書いておくと、必要な確認が見えてきます。

会議で投影するなら、離れた位置から読めるかを見ます。後から担当者が更新するなら、文章や図を編集できるかを見ます。PDFを送るなら、ページ順や文字表示、参照先を含めて読み直します。

同じ資料でも用途によって完成条件が変わります。AIには出力形式だけでなく、その後の使い方を伝えます。すると、確認の段階で「この条件はまだ見ていない」と把握しやすくなります。

必要な確認をすべて細かく始めるより、まず本文の主張が合っているかを読み、次に表示と操作を確かめる順序が扱いやすいと考えています。大きな意味の修正があれば、見た目の調整もやり直す可能性があるためです。

内容、表示、使い方を別々に見る

確認には異なる種類の問いがあります。数字の正しさと、線の太さを同時に見ようとすると、どちらも注意が散りやすくなります。私たちは確認する対象を分けて捉えています。

内容の確認では、主張と根拠が対応しているか、決定済みと検討中の案が混ざっていないかを読みます。数値を使う資料なら、元資料、対象期間、単位、集計範囲も照合します。表示された値を見比べるだけでは、対象が違うことを見落とすかもしれません。

表示の確認では、日本語が読めるか、文字や図が枠から出ていないか、薄い線が消えていないかを見ます。生成元では問題がなくても、別の形式に書き出した結果は確認が必要です。

使い方の確認では、必要な箇所を編集できるか、配布するファイルが最新版か、リンク先が意図した場所かを確かめます。この層は、見た目の確認だけでは分かりません。

図は横にスクロールして読めます

AIの報告と、出力されたものを照合する

AIに「確認した」と報告してもらうことは、確認範囲を知る材料になります。同時に、どの出力を使って、何を確かめたのかまで見る必要があります。

たとえば「PDFを確認した」なら、実際に書き出したPDFを開いて確認したのか、生成前の構成情報を調べたのかでは意味が違います。「編集可能」と言われた場合も、見出しだけが編集できるのか、必要な図表まで修正できるのかを区別します。

今回も、完成物の表示を確認する工程を含めて制作しました。記事で読者に勧めたいのは、作業完了の言葉だけで確認を閉じず、使うファイルそのものを確かめることです。

確認用の依頼では、「検査した対象」「見つかった問題」「未確認の範囲」を分けて報告してもらいます。これなら、目視で読む箇所や、利用するアプリで追加確認する箇所を判断できます。検査の回数を増やすより、何が分かり何が残ったかを把握するための使い方です。

修正した後は、影響する箇所をもう一度見る

一か所の修正で、別の箇所が変わることがあります。タイトルを長くすると改行が増える。ページを足すとページ番号や参照先が変わる。図表の幅を変えると説明文との間隔が狭くなる。こうした関係を意識すると、修正後に見る場所を絞れます。

内容の誤りを直したときは、同じ数字や表現を使った別ページも確認します。表示の問題を直したときは、書き出しをやり直し、その出力を見ます。前のファイルの確認結果を、新しいファイルの確認結果として扱わないようにします。

また、すべてを最初から確認し直す必要があるとは限りません。変更した箇所と、その変更が影響する範囲を先に挙げます。問題が残っている場合に確認を広げれば、同じ作業を意味なく繰り返すことを避けられます。

図は横にスクロールして読めます

配布前に使える確認リスト

次の項目は、用途に合わせて追加・削除して使ってください。項目を埋めること自体より、確認した対象を残すことが大切です。

• 読み手に伝える結論と、それを支える材料が一致している。
• 確定事項と検討中の案を見分けられる。
• 数値を使う場合、元資料と対象・時点・単位を照合した。

書き出したファイルで、日本語、図表、ページ順を確認した。発表や閲覧の大きさで、重要な文字と線を読める。更新が必要な文章や図表を編集できる。

配布するファイルが、確認済みの版と一致している。外部向けの場合、非公開の情報や不要なコメントを含めていない。

外部共有用の資料では、本文だけでなく、ノート、コメント、画像、添付データなども対象になります。社内資料を流用するより、公開できる材料から作り直した方が確認しやすい場合もあります。どちらを選ぶかは、内容と再利用する範囲で決めます。

AIへの確認依頼は、次の形から始められます。

この資料を[使用場面]で使います。内容の整合性、書き出し後の表示、編集・受け渡しの条件を分けて確認してください。実際に確認したファイルと、未確認の条件を明記してください。問題を直した場合は、その変更が影響する箇所も再確認してください。

作成から確認までを、同じ仕事として扱う

AIによる資料制作の生産性を考えるなら、初稿が出るまでの時間だけでは捉えきれません。依頼を準備する時間、修正する時間、受け取った人が使えるようにする時間も含めて見る必要があります。

私たちは、この制作の時間削減率を測定した結果は示していません。現時点で共有できるのは、どの確認を行い、どう修正したかという手順です。効果を測るなら、同じ種類の資料について、作成から利用可能になるまでの作業を記録するところから始められます。

次の資料では、依頼文の最後に「何ができたら完了か」を加えてみてください。その一文を最後の確認に使えば、生成後に残っている仕事を見つけやすくなります。